WhatsApp ist eine tolle Möglichkeit, mit Freunden, Verwandten, Geschäftspartnern und Kunden in Echtzeit zu chatten. Manchmal können oder möchten wir aber nicht sofort antworten. Dafür können Sie bei WhatsApp auch automatische Antworten generieren. EDEKA smart klärt auf.
Bei der Erstellung automatisierter Nachrichten gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten – je nachdem, ob Sie WhatsApp privat oder geschäftlich verwenden. So bietet WhatsApp Business hierfür eine interne Funktion.
Bei der WhatsApp-Standard-Anwendung müssen Sie eine Zusatz-App nutzen, wie die kostenlosen Apps „AutoResponder für WhatsApp“ oder „WhatAuto – Reply App“. Wie Sie diese Programme nutzen, zeigt Ihnen EDEKA smart konkret am Beispiel vom „AutoResponder“. Generell funktionieren alle Anwendungen ziemlich ähnlich:
Viele Programme für automatische Antworten bei WhatsApp verfügen neben einer kostenfreien Grundversion über eine Premium-Version. Diese ist nicht nur werbefrei, sondern bietet meist noch verschiedene Zusatzfunktionen. So lassen sich automatische Nachrichten zeitverzögert senden – etwa, um eine menschliche Antwort zu simulieren – oder Sie können bestimmte Zeiten oder Tage dafür einrichten. Auch der Versand mehrerer bzw. unterschiedlicher Antworten auf dieselbe bzw. ähnliche Eingangsnachricht ist möglich.
Bei WhatsApp Business sind automatische Antworten bereits in die Software integriert. Zunächst müssen Sie hier die Einstellungen des Messengers über das Dreipunkt-Menü oben rechts öffnen. Dort gibt es den Reiter „Unternehmenstools“, in dem Sie unterschiedliche Auto-Response-Funktionen finden:
Neben dem Versand von automatischen Antworten bietet WhatsApp weitere Tipps und Tricks, etwa das Erstellen von Stickern, das Stummschalten von Gruppen oder das Deaktivieren der Lesebestätigung. Die praktischsten Funktionen hat Ihnen EDEKA smart in einem separaten Artikel zusammengefasst.
Das automatische Senden von Nachrichten bei WhatsApp bietet mehrere Vorteile. Im privaten oder beruflichen Umfeld sind die vorgefertigten Antworten praktisch, um auf eine längere Abwesenheit hinzuweisen, zum Beispiel wenn Sie im Urlaub sind. Auch im Geschäftsalltag können Sie automatische Antworten bei WhatsApp für Abwesenheitsnotizen nutzen. Allerdings eignet sich die Chat-Bot-Funktion auch, um Standard-Kundenfragen automatisch zu beantworten oder auf eine FAQ auf der Firmenwebseite zu verweisen. Andere Nachrichten vom Kundenservice – etwa eine Warteschleife wie „Wir sind gerade beschäftigt, aber schnellstmöglich für Sie da!“ – lassen sich einrichten.
Wichtig: Nutzen Sie WhatsApp im gewerblichen Umfeld, benötigen Sie die spezielle Version „WhatsApp Business“ des Messengers oder aber eine WhatsApp Business API, also eine Schnittstelle, die den Dienst in eine professionelle Marketing-Software einbindet. Die Nutzung der privaten Anwendung im Geschäftsalltag ist untersagt.
Bei der Einrichtung automatischer Antworten bei WhatsApp müssen Sie einige Dinge berücksichtigen, damit die Nachrichten auch ihren Zweck erfüllen. Hier die wichtigsten Punkte:
Sie benötigen WhatsApp Business oder ein Drittprogramm wie etwa „AutoResponder für WhatsApp“. In WhatsApp Business finden Sie die Auto-Response-Funktion in den Einstellungen unter „Unternehmenstools“, in Zusatz-Apps von Drittanbietern erstellen Sie die automatisierten Nachrichten direkt im Programm.
Mo. – Sa. von
08:00 bis 20:00 Uhr
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Für EDEKA smart Kunden und Kundinnen
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