WhatsApp: Automatische Antwort senden – So geht’s!

Bei der Erstellung automatisierter Nachrichten gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten – je nachdem, ob Sie WhatsApp privat oder geschäftlich verwenden. So bietet WhatsApp Business hierfür eine interne Funktion.

WhatsApp Endkunden-Version

Bei der WhatsApp-Standard-Anwendung müssen Sie eine Zusatz-App nutzen, wie die kostenlosen Apps „AutoResponder für WhatsApp“ oder „WhatAuto – Reply App“. Wie Sie diese Programme nutzen, zeigt Ihnen EDEKA smart konkret am Beispiel vom „AutoResponder“. Generell funktionieren alle Anwendungen ziemlich ähnlich:

• Installieren Sie die jeweilige App und erlauben Sie ihr, auf Ihre Nachrichten zuzugreifen. Die Abfrage hierfür erfolgt automatisch beim Start.
• Erstellen Sie eine neue automatische Antwort, indem Sie auf das Plus-Symbol rechts unten
• Nun können Sie zunächst die Regeln festlegen, wann die Nachricht verschickt werden soll (etwa nur bei bestimmten Schlagwörtern in erhaltenen Texten). Wählen Sie „Alle“, wird die automatische Antwort bei jeder eintreffenden Nachricht versendet.
• Im Anschluss geben Sie die Antwortnachricht ein, also den Text, den Ihr Smartphone automatisch zurücksenden soll.
• Im letzten Schritt können Sie noch die Kontakte festlegen, die die automatische Rückmeldung erhalten sollen: entweder alle, bestimmte Gruppen oder nur einzelne Kontakte.

Viele Programme für automatische Antworten bei WhatsApp verfügen neben einer kostenfreien Grundversion über eine Premium-Version. Diese ist nicht nur werbefrei, sondern bietet meist noch verschiedene Zusatzfunktionen. So lassen sich automatische Nachrichten zeitverzögert senden – etwa, um eine menschliche Antwort zu simulieren – oder Sie können bestimmte Zeiten oder Tage dafür einrichten. Auch der Versand mehrerer bzw. unterschiedlicher Antworten auf dieselbe bzw. ähnliche Eingangsnachricht ist möglich.

WhatsApp Business

Bei WhatsApp Business sind automatische Antworten bereits in die Software integriert. Zunächst müssen Sie hier die Einstellungen des Messengers über das Dreipunkt-Menü oben rechts öffnen. Dort gibt es den Reiter „Unternehmenstools“, in dem Sie unterschiedliche Auto-Response-Funktionen finden:

• Abwesenheitsnachricht: Um automatisch eine Abwesenheitsnotiz zu versenden, aktivieren Sie den Regler und geben Sie die gewünschte Nachricht ein. Im Anschluss können Sie einen Zeitplan festlegen, wann die Antwort versandt wird, zum Beispiel immer, nur außerhalb der Geschäftszeiten (wenn Sie diese in Ihrem Profil hinterlegt haben) oder aber benutzerdefiniert. Ebenso können Sie einstellen, ob die Nachricht an alle oder nur an spezifische Kontakte gehen soll.
• Begrüßungsnachricht: Über WhatsApp Business lassen sich auch Begrüßungsnachrichten einstellen. Das Programm versendet diese automatisch, wenn ein Kunde zum ersten Mal oder nach 14 Tagen Inaktivität Kontakt zu Ihnen aufnimmt. Auch hier können Sie neben dem spezifischen Text auch die Empfänger festlegen, die die Nachricht erhalten.
• Schnellantwort: Ebenso praktisch ist das Einrichten von Schnellantworten zu bestimmten, sich wiederholenden Themen, etwa Öffnungszeiten, Lieferservice oder Firmenadresse. Die Funktion erlaubt es, vorgefertigte Antworten über ein selbst festgelegtes Kürzel (z. B. /adresse oder /zeitplan) abzurufen und zu versenden.

Neben dem Versand von automatischen Antworten bietet WhatsApp weitere Tipps und Tricks, etwa das Erstellen von Stickern, das Stummschalten von Gruppen oder das Deaktivieren der Lesebestätigung. Die praktischsten Funktionen hat Ihnen EDEKA smart in einem separaten Artikel zusammengefasst.