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In vielen Jobs ist es üblich, das private Smartphone auch für die berufliche Kommunikation zu verwenden. Doch eine professionellere Lösung ist immer ein Diensthandy. Ein Smartphone, das der Arbeitgeber stellt, erlaubt erstens die saubere Trennung von beruflicher und privater Kommunikation. Zweitens garantiert ein gut gepflegtes und gewartetes Diensthandy die Erreichbarkeit Ihrer Angestellten im Außendienst wesentlich besser als ein privates Telefon
Grundsätzlich ist für jeden Angestellten, der öfter im Außendienst tätig ist, ein Diensthandy oder Tablet eine wichtige Investition. Es dient auch als Organisations-Tool und Schnittstelle zwischen Innen- und Außendienst. Es ist ein zentrales Arbeitsmittel für zahlreiche Aufgaben wie Datenerfassung, Dokumentation und Projektmanagement.
Die Auswahl des Geräts sollten Firmen gut auf die Nutzung abstimmen. Sparen Sie nicht bei wichtigen Merkmalen und vermeiden Sie unnötige Features. So erhalten Sie optimale Leistung für eingesetztes Budget. Ein Bereitschaftshandy, das nur zum Telefonieren dient, sollte vor allem zuverlässig sein und eine sehr lange Akkulaufzeit besitzen. Der Vertriebsleiter im Außendienst braucht dagegen ein High-End-Gerät, das zum Beispiel auch Videokonferenzen gewachsen ist. Dabei dient das Diensthandy nicht zuletzt als Teil der Unternehmensdarstellung.
Grundsätzlich sollten als Diensthandy keine Einsteigergeräte zum Einsatz kommen. Die Produktivität leidet mit jeder Sekunde, die Ihre Mitarbeiter darauf warten, dass ein Gerät seine Aufgaben erledigt. Rechenleistung, Speicher und Stabilität von Hard- und Software sind wichtige Merkmale. Dafür können Sie in vielen Fällen auf eine Spitzenkamera verzichten.
Welche Funktionen und Merkmale besonders wichtig sind, erfahren Unternehmen am besten durch die Befragung der Mitarbeiter. Routinemäßig sollten Sie auch Schutzausstattung wie Displayfolien und Cases anschaffen und auf die korrekte Applikation durch die Mitarbeiter achten. Das ist zudem eine gute Gelegenheit für ein eigenes Branding für den professionellen Außenauftritt.
Wenn Sie sich auf einen Smartphone-Hersteller für Diensthandys festlegen, vereinfacht das die Einrichtung, Wartung und Reparatur. Indem Sie die IT-Abteilung nicht mit unterschiedlichen Betriebssystemen und Standards belasten, sorgen Sie leicht für reibungslose Datenübertragung und Verbindung mit der übrigen Firmenhardware.
Eine häufige Frage ist, ob auch die private Nutzung des Diensthandys gestattet ist. Das ist immer eine Frage der Betriebsvereinbarung. So eine Vereinbarung sollten Unternehmen dringend schriftlich treffen. Dann kann das Unternehmen private Nutzung konkret ausschließen. In diesem Fall darf es zum Beispiel auch gespeicherte Daten, Verbindungen und die Browserhistory kontrollieren. Ist die private Nutzung ausgeschlossen, kann ein Verstoß sogar ein Kündigungsgrund sein.
Wenn private Nutzung erlaubt ist, ist eine solche Kontrolle nicht zulässig. Eine praktische Möglichkeit bieten Dual-SIM-Gerät mit zwei SIM-Kartenslots: Eine für privat, eine für rein dienstlich. So ist die Nutzung getrennt, aber Ihre Angestellten haben nicht zwei Geräte in der Tasche. Im Gegenzug dürfen Angestellte die Nutzung des Diensthandys nicht verweigern. Sie sind aber nicht verpflichtet, es auch außerhalb der Arbeitszeit einzuschalten. Sehr wichtig sind Sicherheit und Datenschutz. Die Haftpflicht bei Verletzung der Datensicherheit ist ein komplexes Thema, das Unternehmen und Mitarbeiter nicht unterschätzen sollten.
Häufig speichern Diensthandys wertvolle Daten zum eigenen Unternehmen, zu Projekten und Kunden. Die dürfen nicht in falsche Hände geraten. Im Ernstfall wäre das Unternehmen sonst sogar Dritten gegenüber schadenersatzpflichtig. Apps wie WhatsApp sind dabei besonders kritisch: Sie leiten automatisch Kontakte weiter, was sofort einen Verstoß gegen den Datenschutz bedeutet. Auf den meisten Diensthandys ist WhatsApp daher absolut tabu, und es kommen andere Messenger wie Threema oder Telegram zum Einsatz.
Angestellte sind verpflichtet, bei ihrem Firmenhandy auf die Sicherheit zu achten, keine schädlichen Apps zu installieren und Schutzfunktionen nicht zu deaktivieren. Alle Fragen zur Compliance klären Unternehmen am besten, bevor Geräte angeschafft und eingerichtet werden.
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